Sećam se jedne anegdote od pre više od petnaest godina kada je moj tadašnji generalni direktor opisivao finansijskog direktora: „On se ne pojavi u sredu, zakasni u četvrtak na Audit, zaboravi da nije javio kada će na odmor i ode na more na sedam dana. Ne pojavi se na zakazanom sastanku, nestane u jedan popodne jer ima privatne obaveze. Sve me to nervira 28 dana u mesecu. A onda se pojavi 29.dana i na jednom sastanku iznese rešenje za naš dugogodišnji problem sa kojim se mučimo, a koji čak nema veze sa finansijama. I, tada shvatim da je za 20 minuta tog sastanka zaradio celu svoju platu bez dileme”.
Teško je potpuno se osloboditi forme i pravila ali tada sam još uvidela jasnu razliku između forme i suštine i to koliko performans zaposlenih nije crno-beo.
Ko odgovara najbrže na emailove? Ko je online uveče u 20h? Kome je kalendar prepun?
Da li su ovo pokazatelji dobrog performansa i velike posvećenosti u kompanijama? Nažalost, jesu i ne slučajno. Kompanije su godinama poistovećivale ove pokazatelje sa produktivnošću. Nove tehnologije i načini rada dodatno podstiču dostupnost i stalnu angažovanost (Teams, Zoom, brifing sastanci, portali sa „taskovima”, update emailovi..). Nesumnjivo postoji velika aktivnost, ali je pitanje da li postoji i produktivnost? Demonstracija rada je u velikom broju slučajeva postala važnija od demonstracije pravog doprinosa.
Ovo se naziva „pseudo radom” – troši se energija i vreme, postoji iscrpljenost ali je osećaj doprinosa, vrednosti ili opipljivog rezultata minimalan. Radi se mnogo a stvara se malo ili nimalo.
Dodatno, „pseudo rad” se i primećuje, nagrađuje i podstiče: tumači se kao vrednost, veliki angažman, ambicija. Tako je i multitasking je dugo smatran vrlinom za kojom se traga i kod kandidata i kod zaposlenih. Tek u poslednje vreme počeli su da se pojavljuju suptilni signali o istraživanjima koja pokazuju da „multitasking” smanjuje kreativnost, kvalitet razmišljanja i donošenja odluka.
„Pseudo rad” dugoročno ne usrećuje zaposlenog, a ne donosi ni konkretnu vrednost kompaniji. Iscrpljuje, dovodi do sagorevanja i postaje „vrzino kolo”: što više radim, zaslužiću više. I tome nema kraja. U nekom momentu, zaposleni postavi sebi pitanje smisla: Šta ja radim? Ima li ovo svrhu? Da li je ovo uopšte važno?
Radni dan koji je sastavljen od sastanaka na 45 minuta, notifikacija, hitnih poziva i kratkih konsultacija je dan u kom je neizvodljivo imati fokus. Zato ne čudi što možemo da čujemo neke kolege koji kažu da kad treba da se posvete nečemu to rade ili za vikend ili kasno uveče.
Za unapređenje rada i procesa kao i za konkretan doprinos biznisu potrebne su analize, kreativnost, razvoj ideja, razmena i interakcija sa drugima. Možda nećemo pogrešiti ako kažemo da je potrebna i određena dokolica. Još je Aristotel smatrao da naporan rad ne može dovesti do velikih ideja nego da je za to potrebno slobodno vreme – vreme za razmišljanje. U „pseudo radu” nije moguće usmeriti svoje kapacitete za razrade ideja, teorije, odluke, rešavanje problema „Pseudo rad” je gašenje stalnih operativnih požara, jednog za drugim u tačno definisanim rokovima koji se jure.
Kompanije su takođe na gubitku
Zapošljavamo ljude zbog ekspertize i znanja, plaćamo za potencijal i mogući doprinos organizaciji a onda opteretimo zaposlene do te mere da to što smo želeli nikad ne dobijemo. „Seckamo” vreme zaposlenih i „seckamo” im pažnju, fokus, kreativnost. Ne samo da gubimo potencijal ljudi nego gubimo njihove šanse za ideje, rešavanje neusaglašenosti, dodatne procene i analize, poteze koji mogu zaista da promene nešto. I na kraju, gubimo i same ljude jer su iscrpljeni, nemoćni i osećaju se kao miševi u kavezu koji trče na točku.
Umesto da pratimo radne sate zaposlenih, dinamiku njihovih kalendara ili brzinu hoda kroz hodnik, možda bi trebalo da se usmerimo na ono što je stvarno važno: sagledati realan doprinos ili potencijal za to.
Menadžer može na jednostavan način da sagleda ovo manje vidljivo polje ali i da podstakne zaposlenog da razmisli o tome i fokus pomeri na stvarnu produktivnost:
– Koje tri inicijative ili ideje si pokrenuo u proteklih godinu dana? Kako su prošle? Šta si očekivao kao ishod?
– Koja tri polja bi voleo da unaprediš kod sebe/u svojim procesima/u svom timu? Zašto ti je to važno? Kako može da ti se pomogne u tome?
– Kada si poslednji put imao osećaj da si stvarno imao uspešan dan ili mesec i zašto? Šta se tada desilo?
– Kada bi mogao, kom segmentu našeg poslovanja bi posvetio mesec dana razmišljanja u želji da ga unaprediš?
Kada bi menadžeri postavili ova pitanja, možda bi zaposleni konačno ”sišao” sa onog točka u kavezu koji smo spomenuli i mogao da se fokusira na ono što stvarno čini motivaciju: samoostvarenje, davanje vrednosti, unošenje promene.
Broj zadataka i projekata, brzina odgovora na zahteve, količina sastanaka baš ništa ne govori o učinku zaposlenog. A to sve najčešće pratimo i vidimo jer se to lako može izmeriti. Upadljivo je. Realno, ovo su pokazatelji ili nečije ekstremne aktivnosti/vrednoće ili velike neefikasnosti i loše organizacije. O doprinosu i vrednosti zaposlenog ne saznajemo ništa iz ovih kriterijuma.
Kako da smanjimo „pseudo-rad”?
1. Sastanak nije saradnja i rad. Sastanak je koristan jedino ako ima cilj, vlasnika procesa, odluku ili dogovor i ako traje koliko je potrebno a ne koliko je unapred zakazano. Sastanak je alat a ne cilj po sebi.
2. Dostupnost nije uvek vrlina. Poštovanje granica i privatnog vremena zaposlenih može da doprinese više kompaniji nego stalna angažovanost. Arhimed je došao do otkrića i viknuo „Eureka” dok se tuširao. Nije to slučajno.
3. Meriti inicijative, pokušaje, eksperimente, hrabre ideje i rezultate a ne vidljivost. Umesto „Koliko si radio?” postavljati pitanje: „Šta se promenilo zahvaljujući tvom radu?”
4. Preispitivati stare kompanijske obrasce i navike. Interne procedure nisu uklesane u kamen pa nije ni radno vreme. Možda više vredi zaposleni koji izlazi iz okvira svog radnog mesta i dodeljene nadležnosti od zaposlenog koji je svakog jutra u kancelariji pre svih?
Budućnost rada neće pripadati onima koji su mnogo zauzeti nego onima koji donose kvalitetne i hrabre odluke, istupaju sa predlozima, kritički razmišljaju, izazivaju razvoj, eliminišu nepotreban rad, automatizuju procese, podižu lestvice ka sebi, drugima, tržištu. Bilo bi dobro da počnemo da vrednujemo zaposlene koji su budućnost u ovom kontekstu i da prebolimo konačno što ti isti zaposleni zakasne pola sata na posao. Osmočasovno radno vreme je veštačka, davno ustanovljena i prevaziđena forma a do skoro je bilo nesalomivo pravilo. Sve treba dovesti u pitanje jer tako jedino možemo da se nadamo održivosti.
