Uprkos tome što fidbek ima najjači efekat na motivaciju i učinak zaposlenih, u upravljanju timovima on se ne primenjuje. Fidbek, kao i sve što je zaista vredno poput ljubavi ili poverenja, traži pažnju, vreme, doslednost i trud. Možda nam je zato lakše da plaćamo tim bildinge, kartice za teretane i proglašavamo „Dan svežeg voća“ u kompaniji. Kao i sve materijalno, ni ovo ne traži mnogo truda ali isto tako, nema onaj pravi, dugoročni, pozitivni efekat na ljude.
Fidbek nije ništa novo i nije stvar trenutne mode nego prirodni, osnovni alat za upravljanje: učinkom, motivacijom, ponosom, korektivnim merama. U suštini, alat za sve što nam je potrebno. I dalje trećina zaposlenih ne dobija fidbek uopšte a mnogo veći broj zaposlenih smatra da ga ne dobija u dovoljnoj meri.
Ako nemamo budžete za fensi motivacione aktivnosti, nemamo izgovor da ne koristimo ono što iziskuje samo malo vremena i veštine: upućivanje fidbeka.
Ljudi žele da znaju „gde su”
Bez obzira na industriju, poziciju ili iskustvo, osnovna ljudska psihološka potreba je saznanje o tome kako nam ide, da li napredujemo, da li naš rad ima neki uticaj. Sa vremena na vreme, ljudi žele da znaju „gde su”: da li neko primećuje trud, da li idu u dobrom pravcu, da li se nešto može popraviti.
Kada povratna informacija izostane, zaposleni ili postaje nesiguran jer se smatra nevidljivim/nebitnim ili postaje demotivisan jer nema osećaj da se ceni njegov rad.
Uz povratnu informaciju, zaposleni razvija jasniju sliku o sebi i potrebama posla, dobija novi cilj. Njegov osećaj kompetentnosti jača a time i sigurnost u sebe.
Feedback je gorivo za unutrašnju motivaciju
Motivaciju ne možemo dati zaposlenima. Možemo je samo probuditi unutar njih. To je razlog što nijedan materijalni benefit nema efekat kakav ima fidbek. Pozitivan fidbek gradi osećaj postignuća, uspeha, ponosa. Fidbek razvija obrasce ponašanja i povezanost sa poslom i timom zbog pozitivne stimulacije koja postoji. Svako voli da čuje da je u nečemu dobar: od nadređenog, kolege pa i podređenih. To je bukvalno gorivo za motivaciju svih ljudi. Kada nije pozitivan ali je dobronameran i konstruktivan, fidbek takođe utiče pozitivno jer usmerava čoveka, daje mu smer kojim treba da ide. Osoba oseća da je sigurna jer sada zna šta treba da radi.
Gde nema fidbeka, postoje pogrešne pretpostavke
Kada ne dobijamo fidbek već prazninu, prirodno želimo da popunimo tu prazninu a jedino čime možemo da je popunimo su pretpostavke a one mogu biti pogrešne. Eto prostora za nesporazume, frustraciju, gomilanje nezadovoljstva, osećaj nepravde, narušavanje poverenja.
Negativan fidbek nije štetan – nedostatak fidbeka je štetan
Negativan fidbek ume da „padne” teško svakom od nas ali je on kratkog trajanja, donosi nove informacije i može da se shvati razvojno. Nedostatak fidbeka odnosno tišina je dugotrajna i neizvesna, ruši stabilnost osobe. Kada postoji tišina, zaposleni postavlja milion pitanja sebi: da li ovo ima smisla, da li neko primećuje uopšte šta radim, možda mi se nešto sprema. Nakon određenog vremena, to vodi do emocionalnog povlačenja, pasivnosti i smanjenog osećaja pripadnosti. Ljudi počinju da rade “onoliko koliko se traži” i ništa više. Gube inicijativu jer ne vide poentu ulaganja dodatnog napora.
Zašto onda veliki broj zaposlenih ne dobija fidbek?
Ako menadžer kaže da nema vremena za to, teško ćemo verovati. Fidbek ne traži sastanak od sat vremena i može se izvesti „u hodu”, kroz tri rečenice odnosno može da oduzme i samo deset sekundi.
Pravi razlozi leže u:
- nedostatak veštine kod menadžera (formulisanje pohvale/priznanja a posebno formulisanje korektivnog fidbeka traži određene veštine. Prvo, neophodno je da menadžer uopšte ima veštinu da primeti nečiji rad i trud. Drugo, potrebno je da menadžer shvata koliko je važno priznati nekom uspeh ili potrebu za razvojem i treće, potrebne su komunikacione veštine da se fidbek izvede: da bude prirodan, ljudski i da da efekat kakav treba da ima)
- pogrešni stavovi menadžera (neki menadžeri smatraju da zaposleni nisu deca kojima treba davati pohvalu ili korekciju ili da se trud podrazumeva jer se za njega dobija plata a to je pogrešno. Takav stav najviše košta upravo te menadžere jer u njihovim timovima zasigurno nema poverenja, transparentnosti i prave saradnje)
- strah od suočavanja sa zaposlenim (u slučaju negativnog ili korektivnog fidbeka, menadžeri imaju strah od direktnog suočavanja sa zaposlenim. Bilo da se plaše njegove reakcije ili njegove povratne informacije, ovi menadžeri biraju izbegavanje a ono nikom ništa dobro nije donelo, u bilo kom aspektu života, pa ni u poslu)
Da li je rešenje u proglašavanju „Dana fidbeka” ili „Zaposleni meseca”?
Ne. Fidbek treba da bude deo normalne, prirodne, ljudske komunikacije i razmene. Čim se ovakva prirodna potreba „institucionalizuje” i daju joj se specijalna imena ili specijalne akcije koje su ubeležene u kalendar, to više nije fidbek nego „ček lista”. Fidbek, da bi bio legitiman, treba da bude neformalan, blagovremen, u dobrom momentu za zaposlenog, formulisan svakodnevnim, normalnim rečnikom, dvosmeran kao bilo koja normalna ljudska komunikacija. Fidbek se dešava i kroz „Bravo”, ”Ovo si pokidao-la” ili „Šta bismo mi bez tebe?” a dešava se i kroz: „Sledeće nedelje uzmi slobodan ponedeljak, dao si sve od sebe i treba da odmoriš”. Fidbek je i sastanak na kraju godine kada se pravi retrospektiva nekog dužeg perioda, napismeno ili usmeno.
Ako se fidbek daje veštački i na silu, to nije fidbek nego pretvaranje.
Fidbek treba da se desi onog momenta kad ga osoba zasluži, kada se nešto konkretno desi. On ne traži koncipiranje čitavih rečenica i misli. Za pohvalu je dovoljan signal ili jedna reč. Kada je iskrena i tačna, zaposleni to zna i to mu znači.
Korektivni fidbek traži malo više pažnje i malo više vremena jer nije dovoljno uputiti kritiku ili potrebu da se nešto popravi nego je potrebno čuti i drugu stranu (pitati kako ona to vidi, šta joj je potrebno, da li je do sada neka pomoć izostala, ima li sve informacije, da li se slaže sa fidbekom i slično). I ovo se može uraditi glatko i bez preteranog formalizma a sa empatijom i razumevanjem.
Bilo da su menadžeri nesvesni važnosti fidbeka, bilo da su gluvi i slepi za zaposlene, bilo da je u pitanju nedostatak veštine, sve što je razlog za nedostatak fidbeka je samo izgovor. Oni koji upravljaju ljudima su u obavezi da sebe razviju makar do tog minimalnog, osnovnog nivoa liderstva, a to je upućivanje fidbeka.
Dragocene su i povratne informacije koje dobijamo od kolega i podređenih, saradnika iz drugih sektora ili timova ali povratne informacije od strane nadređenog su obaveza tog nadređenog i preduslov upravljanja timovima.
