Kada je proletos internet odjednom postao preplavljen šalama ljudi da je njihov kolega upravo skočio na tastaturu (sa obaveznom slikom mačke koja prede odmarajući se na slovima abecede) ili kako moraju prekinuti rad da bi svom saradniku doneli nošu, postalo je jasno: rad od kuće, donedavno inovativan koncept za mnoge kompanije i rezervisan samo za određene vrste poslova, postao je svakodnevica većine. Pre samo tri godine, kada je političkom analitičaru profesoru Robertu Keliju, usred uključenja u vesti BBC-ja, uletela u kadar ćerkica, a potom i beba u hodalici, video je postao viralan. Danas bi nam ta situacija bila jednako simpatična ali mnogo manje neobična.
Pandemija COVID-19 neke je zatekla pripremljene za rad od kuće, neke ne. Jednostavnije je bilo kompanijama, menadžerima i zaposlenima koji su već imali iskustva u radu na daljinu (remote working), onima koji imaju pripremljena tehnološka i proceduralna rešenja za vanredne okolnosti, kao i onima koje odlikuje velika adaptibilnost, ali svi smo se novim uslovima morali prilagoditi, i to brzo. I šta smo shvatili? Rad od kuće nosi mnoge povlastice ali i velike izazove. Ipak, odmah je postalo jasno: suštinski aspekti poslovanja i upravljanja i dalje važe, samo smo stavljeni pred zadatak da ih prilagodimo novim okolnostima.
Kako motivisati ljude, jedan je od krucijalnih aspekata upravljanja, a danas se sve češće čuje: kako motivisati ljude koji rade od kuće? Nekada se i sami zaposleni pitaju kako da održe sopstvenu motivaciju.
Način motivisanja zaposlenih zavisi od mnogih faktora: vrste posla, kompanijske kulture i mogućnosti, ali, kada se radi kvalitetno, uvek je donekle prilagođen osobi koju motivišete. Zato i sada izazovu održanja ili jačanja motivacije najviše moraju da odgovore, često iz svojih domova – direktni menadžeri, sami zaposleni koji su se našli u papučama na poslu i stručnjaci za HRM koji treba da pruže podršku jednima i drugima, ponekad usput pomažući deci sa školskim zadacima.
U okolnostima rada od kuće, posebno kada to nije izbor poslodavca i zaposlenog, nego bar u startu iznuđena okolnost, još je važniji taj individualni aspekt. Ako to imate u vidu, uz znanje i volju da istinski motivišete zaposlene, verovatno ćete uvideti da za zaposlene koji rade od kuće, važe iste vrste motivatora, samo su načini na koje ih primenjujete donekle različiti.
Evo 10 načina kako da održite motivaciju zaposlenih koji rade od kuće, u vreme pandemije:
1. Postavite jasne ciljeve i očekivanja
Dodatno se potrudite da ciljevi, progres i očekivanja, uvek ključni za dobar učinak zaposlenog, budu jasno postavljeni i iskomunicirani, jer u situaciji rada od kuće ponekad lakše dođe do nesporazuma. Ovo stoga što uobičajeni kontekstualni aspekti tradicionalnog radnog mesta više ne funkcionišu u potpunosti.
Posebno obratite pažnju da je u okolnostima rada na daljinu važno da zaposleni zna da li, kada i koliko može da ima fleksibilnosti u vezi sa radnim vremenom. Ovo je naročito važno kada je u pitanju rad od kuće koji nije slobodan izbor zaposlenog i kompanije, već iznuđena okolnost, te stoga nije ranije bio predmet pregovora o poslu. S druge strane, to je jedna od čestih povlastica rada od kuće, pa je u mnogim poslovima legitimna tema razgovora.
2. Komunicirajte optimalno
U anketi kompanije Buffer “State of remote work 2020”, (https://lp.buffer.com/state-of-remote-work-2020) koja zapravo sadrži podatke iz prethodne godine a objavljena je u februaru 2020. godine, 20% ispitanika je komunikaciju i saradnju navelo kao najveće izazove rada na daljinu. Kada se radi od kuće lako je upasti u zamku premalo ili previše komunikacije. I jedno i drugo mogu biti posledica osećaja izolovanosti. Postoje i drugi razlozi: za premalo komunikacije je često zaslužno nesnalaženje zaposlenih i menadžera u tehnološkim vidovima komunikacije, nedovoljno dobri uslovi za rad od kuće ili jednostavno, mada najređe, korišćenje mogućnosti bilo menadžera bilo zaposlenog, da budu “odsutni”. Prevelika komunikacija je ponekad izraz dobronamerne želje da se tim održi na okupu. Ponekad je u pitanju težnja osobe da se dokaže ili menadžerske težnje da nadgleda ili čak, kontroliše, zaposlene.
Komunikacija ima snažan uticaj na motivaciju i učinak, te se trudite da prepoznate ove zamke na vreme i da komunicirate optimalno za radni proces, kao i za dobre međuljudske odnose.
Interesujte se za rad zaposlenih: komunicirati ne znači samo zadati cilj ili ga objasniti, već pažljivo ispratiti šta zaposleni ima da kaže. Možda rad u novim okolnostima postavlja izazove za koje mu je potrebna drugačija podrška. Slušajte i pažljivije nego obično, jer je situacija s kojom se suočava zaposleni čijem radnom danu ne prisustvujete neposredno, možda takva da i od vas zahteva izmeštanje iz uobičajenog načina rešavanja problema. Potrudite se da obezbedite podršku zaposlenom koji ne vlada dovoljno tehnologijama moderne komunikacije, da je kompetentno koristi.
Nakon on-line sastanka ili telefonskog razgovora, sumirajte ključne poente komunikacije i prosledite ih u vidu e-maila zaposlenima kako bi se osiguralo jednako razumevanje onoga što je dogovoreno. Ovo je i inače preporučena praksa ali u radu na daljinu je apsolutno neophodna i kod manjih dogovora. Nerazumevanje ili česta izmena uputstava veoma negativno utiču na motivaciju. Utvrdite kanale i dinamiku obavezne komunikacije i neka svaki zaposleni u timu bude sa njom upoznat.
Posebnu pažnju posvetite praćenju progresa i obaveštavanju zaposlenih o poslovnom toku, koristite znanja iz projektnog menadžmenta i skorbordove kako bi svi zaposleni u timu bili na vreme obavešteni i imali prave informacije. Vizuelizujte podatke i kreirajte ukoliko već nemate, i ukoliko kompanija smatra da je bezbedno, on-line mesto na kojem se nalaze dokumenta značajna za radni proces, a kome svi u timu mogu da pristupe.
3. Jačajte timski duh
U pomenutoj anketi “State of remote work 2020”, koja zapravo sadrži podatke iz perioda pre udara pandemije, kao jedan od dva najzastupljenija izazova ljudi koji rade od kuće izdvojio se osećaj usamljenosti koji 20% anketiranih ima. Trudite se stoga da uključite sve zaposlene, da podstaknete njihovu razmenu mišljenja, pa i druženje, ukoliko žele, putem digitalnih aplikacija i instant poruka. To će im zameniti nekad tako terapeutske ili korisne razgovore na kafe pauzi, kao i šale koje su zbijali kada su postizali najbolje rezultate. Dajte na značaju postignutim rezultatima, ne dozvolite da uspesi prođu bez priznanja. Možete im ponuditi i da zajedno, timski, ali samo ko želi i može, učestvuju u nekoj zabavnoj aktivnosti, fizičkoj vežbi ili on-line događaju koji nije poslovne prirode. Ipak, budite oprezni da to ne bude obavezno niti da zvuči obavezujuće, jer mnogi, jednostavno, nemaju vremena u situaciji kada se istovremeno nose sa privatnim i poslovnim obavezama.
4. Verujte svojim zaposlenima
Moderne teorije ističu autonomiju i usavršavanje u onom što radimo kao bitne faktore motivacije. Ukoliko zaposlenom date jasan, izazovan a ostvarljiv cilj i optimalne uslove rada (u ovom slučaju bar tehnološke), podržite ga u ovladavanju potrebnim znanjima i veštinama i pokažete da cenite njegovo zalaganje, velika je šansa da će ovakav pristup rezultirati većom angažovanošću na poslu. Iako je nadgledanje a nekad i kontrola neophodan deo poslovnog procesa, kontrola ne pomaže unutrašnjoj motivisanosti kod intelektualnih i kreativnih poslova. Mikromenadžment će, sa druge strane, sigurno umanjiti motivisanost i učinak, jer uznemirava radnika, ometa radni proces i ne doprinosi cilju. Neki rukovodioci pristupaju mikromenadžmentu češće baš kada zaposleni rade od kuće, stoga što, kao rezultat svog nepoverenja u ljude imaju problem u razumevanju koncepta autonomije i unutrašnje motivacije.
5. Budite spremni da donekle modifikujete zahteve posla ako je u pitanju privremeni rad od kuće
Teorije motivacije su dokazale da je jedan od ključnih faktora učinka da zaposleni radi posao koji mu je izazovan ali nije pretežak za njegove mogućnosti. Sada imajte na umu da su se okolnosti promenile. Nije više samo u pitanju veština i znanje zaposlenog u fizičkom radnom okruženju koje mu je obezbedio poslodavac, te stoga to okruženje možda nije ni adekvatno. Jednom broju ljudi rad od kuće prija i kreativniji su ili produktivniji, ali neki zaposleni sada imaju manje mogućnosti da rade na zadacima koje su odlično obavljali u kancelariji gde su imali potrebno vreme i fokus.
Ukoliko su u pitanju okolnosti koje ne mogu jednostavno ili uopšte da izmene, potrudite se da, u periodu u kojem je rad od kuće iznuđen, izađete u susret zaposlenom koji zbog ličnih ili porodičnih okolnosti ne može da pruži optimum na poslovima na kojima je ispunjavao očekivanja u ranijem poslovnom okruženju. Pokušajte, na način koji ima smisla za vaš posao i tim, neke opise posla da prilagodite, odnosno preraspodelite, na nov način koji će biti pravedan i funkcionalan. Time ćete možda, dotaći još jednu važnu okolnost za zaposlene: omogućićete im da promene rutinu. Ovo nije uvek dobar metod u uslovima kada je rutina već narušena, ali ukoliko je preraspodela dobro osmišljena i izazovna u pravoj meri, može rezultirati ne samo održanjem već i povećanjem motivacije.
6. Razlikujte učinak od stalnog kontakta
Upravljanje učinkom je i u redovnim okolnostima jedan od stožera HR-a, a u situaciji rada od kuće dobija na važnosti. Zapravo, menadžeru je teže da u okolnostima rada na daljinu razlikuje kontakt i aktivnosti od učinka. Fokusirajte se na učinak i kako ga podržati, kako ga meriti, kako deliti informacije o progresu i ličnim i organizacionim ciljevima i kako dati povratnu informaciju na svrhovit način. To što ste često u komunikaciji sa jednom koleginicom, ne znači da je ona najuspešnija u timu, ali ne znači ni da ona to nije. Jednostavno, ukoliko ta vrsta njenog angažovanja nije od važnosti za posao koji obavlja, ta informacija, iako korisna za razvojne i druge ideje, nije Vam od značaja za procenu njenog trenutnog učinka.
7. Iskoristite mogućnosti novih tehnologija
Zaposleni koji rade na daljinu moraju imati tehnološke uslove da uspešno sarađuju i rade. Postoji mnogo platformi za saradnju i kreiranje virtualnih timova, deljenje dokumenata i održavanje on-line sastanaka. Važno je da za sve zaposlene obezbedite ona rešenja koja su jednostavna za korišćenje i za koja nije potrebna zahtevna obuka, što ne ometa da pojedine grupe zaposlenih imaju sofisticiranije aplikacije. Na sreću, mnoge aplikacije neophodne za većinu zaposlenih su besplatne ili jeftine, a troškovi se najviše odnose na eventualno jačanje sigurnosti i zaštite na lokalnom hardveru, zaštitu komunikacije i podataka, kao i obezbeđivanje zaposlenima uslova da rade od kuće, tamo gde je to neophodno ili je kompanija spremna to da uradi.
8. Pokrijte neki deo troškova rada od kuće
Od ponuđenih motivacionih tehnika, ovo je jedina koja zapravo istinski dodatno košta poslodavca. Zaposleni koji radi od kuće troši svoju struju, internet, kafu, čaj… Neki poslodavci učestvuju u tim troškovima, makar simbolično, kako bi motivisali zaposlene. Koliko mi je poznato, retke kompanije u Srbiji su dale jednokratni iznos zaposlenima radi kupovine ergonomskih stolica i druge manje poslovne opreme, a svakom službeniku centralne vlade u Holandiji, na primer, pripada 363 evra za period od marta do kraja ove godine, sa namenom učešća u troškovima struje, grejanja, vode koje zaposleni troši radeći od kuće. Ovo su primeri koji su meni poznati, nisam videla ni jedno istraživanje niti izveštaj na tu temu. Svrha ovakve finansijske podrške je uglavnom motivacioni pristup, a ne realno pokrivanje punih troškova zaposlenih u situaciji kada se većina poslodavaca susreće sa manjim profitom ili neočekivanim troškovima.
9. Pokažite da brinete o balansu privatnog i poslovnog života zaposlenih
Mnogi su maštali da rade u omiljenoj trenerci i budu tu za svoje najbliže u toku celog radnog dana. Onda su to doživeli i došli do zaključka da je rad od kuće za njih veći izazov nego rad iz poslovnih prostorija i da se ne uklapa dobro u način života koji vode. Jedan broj zaposlenih je povećao produktivnost i zadovoljstvo poslom, ali mnogi, posebno roditelji male i školske dece, našli su se u situaciji koju nisu predvideli. Dok je ta situacija bila samo misaoni koncept, mnogi roditelji su zamišljali idilične pauze u kojima ručaju sa decom ili se igraju s njima. Bili su svesni da će to značiti balansiranje potreba porodice i posla u isto vreme, ali mnogi nisu predvideli bol kada moraju da ignorišu dečje zahteve za pažnjom “jer mama mora da radi” ili “tata ima conference call”. Malo dete vidi da je mama tu i očekuje pažnju, ne razume promenu okolnosti. Mnogi roditelji osećaju krivicu što se ni poslu ni deci nisu potpuno posvetili. Ovo važi i za ostale porodične okolnosti neizabranog rada od kuće, dakle, ne samo za roditelje. Neke stvari menadžer ne može rešiti, ali je razumevanje okolnosti, prilagođavanje zadataka, ličniji pristup, bez kršenja ličnih i profesionalnih granica, način da se pruži podrška zaposlenima koji iz nekog razloga nisu u prilici da postignu svoju optimalnu produktivnost radeći od kuće. Oni, takođe, treba češće da budu u delu tima koji radi iz poslovnih prostorija.
Zaposlenima koji su po prirodi introvertniji, autonomniji ili kojima iz nekog drugog ličnog ili poslovnog razloga prija rad od kuće, delegirajte neki zanimljiviji, novi zadatak. Ukoliko to pravilno iskomunicirate sa njima i celim timom, sva je prilika da ćete ih motivisati a rasteretiti druge zaposlene.
Poštujte slobodno vreme svojih zaposlenih, osim u zaista izuzetnim okolnostima. Kao što nije preporučljivo zaposlene opteretiti tako da nose posao kući, tako ne treba ni kada rade od kuće da imaju osećaj da zapravo spavaju na poslu.
10. Poštujte i podržite potrebu zaposlenog za odmorom i slobodnim vremenom
Iako je ova stavka prirodan deo prethodne, toliko je važna da sam je izdvojila. Kada se radi od kuće, i sam zaposleni može, čak i bez ikakve odgovornosti poslodavca, da izgubi osećaj za “isključivanje” iz posla, koje je neophodno za njegovu ličnu dobrobit i poslovni uspeh. Zato ne uznemiravajte zaposlene van radnog vremena ukoliko nije neophodno i podsećajte ih na potrebu i pravo da se odmore i koriste svoje privatno vreme na način na koji žele.
Delite informacije o održanju vitalnosti i zdravlja. Imajte razumevanja i pružite podršku zaposlenima koji su se razboleli ili je član njihove porodice bolestan, što je zapravo, ono što svi treba da činimo i kada nema pandemije.
Motivisati zaposlene koji rade od kuće nije po svojoj suštini različito od motivisanja zaposlenih u radnom okruženju. Neki aspekti su naglašeniji, situacija je ličnija u smislu rada od kuće, iz privatnog prostora, a neko bi možda rekao – “bezličnija” u smislu nedostatka fizičkog kontakta sa zaposlenima. Stoga, motivisanje zaposlenih koji rade od kuće nosi svoj set izazova kao i sam rad od kuće. Pre pandemije ankete i istraživanja su kao prednosti (izabranog) rada na daljinu isticale fleksibilnost radnih sati i mesta rada kao i veću autonomiju. Situacija kada se radi od kuće zbog spolja nametnute okolnosti je nešto drugačija, mesto rada ipak više nije tako izborno, već uglavnom i jeste kuća, a i svi poslovi koji su neplanirano prešli na rad od kuće nisu pogodni za veliku fleksibilnost. Ipak, ne dozvolite da vas osećaj manje sigurnosti kada nemate svoj tim uz sebe navede na suvišnu kontrolu koja će vašem timu prekidati radni proces i anulirati glavne prednosti rada od kuće. Potrudite se da prednosti fleksibilnosti i autonomije bar u nekoj meri iskoristite kao motivatore, i – vežbajte.
Jer na kraju 2020. godine jasno je da naučeno o radu od kuće ćemo itekako imati prilike da primenimo i dalje razvijamo u godinama koje dolaze.
