Regruterima na rutinske poslove odlazi najveći deo vremena. Procenjuje se da većina tih zadataka danas može biti automatizovana. Primer za to je sortiranje pristiglih prijava, slanje mejlova kandidatima, odgovaranje na pitanja kandidata, početni intervju i testiranje što sve zajedno maksimalno ubrzava selekciju.
Automatizovano čitanje biografija
Optimizacija celokupnog procesa počinje uslugom CV skrininga uz pomoć nekog od brojnih softvera koji postoje na tržištu za tu namenu.
Raniji sistemi nisu bili u stanju da stvarno procene iskustvo i veštine kandidata, ali današnji koji koriste napredne algoritme mogu tačnije da formiraju uži izbor, odnosno rang listu pristiglih prijava.
Automatizovano slanje mejlova
Danas čak i Gmail ima opciju automatizovanog slanja mejlova, a oni koji svoje oglase za posao postavljaju na Poslovi Infostud tu mogućnost imaju u okviru HR Lab Asistenta. U eri automatizacije prosto je nedopustivo ignorisati prijave kandidata i ostaviti ih bez povratne informacije da li su s uspehom konkurisali i kakav je status njihove prijave. Takav propust danas drastično urušava brend poslodavca jer za njega više ne postoji opravdanje.
Automatizovana komunikacija
Takođe, postalo je moguće automatizovati ne samo slanje mejlova već i komunikaciju. Mia chatbot može da odgovori na većinu uobičajenih pitanja koja kandidati često postavljaju. Recimo, tu aplikaciju koriste neke od poznatih kompanija kao što su L’Oreal Paris, Deloitte i PepsiCo, a pokazala se kao savršeno rešenje naročito za juniorske pozicije. Međutim, ne preporučuje se kod kandidata kojih je vrlo malo na tržištu jer je njih potrebno posebno zainteresovati, a to se ne postiže uz pomoć chat bota.
Automatizovano upravljanje bazom biografija i oglasa
Biografije kandidata koji nisu dobili ponudu za posao iako su imali potrebne veštine Ili onih koji iz nekog razloga nisu odgovarali poziciji koja je tada bila otvorena treba sačuvati za buduće pozicije koje se budu otvarale. Za tu namenu se koriste različiti ATS softveri (Applicant Tracking System) koji omogućavaju centralizovano, automatizovano i standardizovano upravljanje bazom biografija i oglasa, ali isto tako olakšavaju i komunikaciju sa kandidatima i kolaboraciju unutar HR tima.
Onlajn testiranje i automatizovana obrada testovnih rezultata
Zatim, i testiranje kandidata, takođe, može biti u potpunosti automatizovano i uvezano sa automatizovanim procesom CV skrininga.
Primer takvog savremenog sistema brze psihološke evaluacije stotine i hiljade kandidata je SHL Occupational Personality Assessments ili, recimo, Hogan Personality Assessments.
Najčešći razlog zbog kojeg su kandidati ranije morali da dolaze na testiranje u poslovne prostorije poslodavca je da bi bili pod nadzorom, od provere identiteta, preko osiguravanja da potpuno samostalno popunjavaju testove, do zaštite samog testovnog materijala kako ne bi došlo do njegove zloupotrebe i umnožavanja. Danas je takve kontrolisane uslove moguće obezbediti i onlajn uz pomoć softvera posebno konstruisanih za tu namenu (Online Proctoring Software). Oni obezbeđuju automatizovani nadzor na daljinu uz pomoć veštačke inteligencije omogućavajući kontrolu nad kompjuterom sa kog ispitanik pristupa testovima sprečavajući kopiranje, a ujedno se analizira i ponašanje kandidata (pokreti očiju, zvuci u pozadini i sl.) kako bi se osiguralo da kandidat ne prepisuje ili da mu neko ne pomaže u rešavanju, odnosno popunjavanju testa.
Video intervju
Platforme poput Zoom-a, Microsoft Teams-a i Google Meet-a su neke od najpoznatijih i najčešće korišćenih platformi za vođenje video sastanaka, a mogu se koristiti i za vođenje intervjua. Međutim, danas postoje i specijalizovani softveri za tu namenu koji nude mogućnost integracije sa ATS sistemima i imaju više funkcija specifičnih baš za zapošljavanje.
Video intervju može da se odvija u realnom vremenu ili kandidat snima svoje odgovore na unapred dobijena pitanja. U oba slučaja kandidat ima tu pogodnost da intervju obavi iz udobnosti svog doma. U slučaju kada ima mogućnost da snimi svoje odgovore onda ima i dodatnu pogodnost da to uradi u bilo koje doba dana, onda kada njemu najviše odgovara što je sjajan način da pokaže svoje snage bez bilo kakvog pritiska i treme. To odgovara i samim regruterima koji ne moraju da vrše zakazivanje intervjua i da se usklađuju s kandidatima zahvaljujući čemu ostvaruju dodatnu uštedu u vremenu.
Zaključak
Automatizacija je neophodna pre svega kompanijama koje se suočavaju sa velikim brojem upražnjenih pozicija na godišnjem nivou i velikim brojem prijava, ali ona istovremeno menja i iskustvo koje kandidati imaju u procesu selekcije čineći da ceo proces bude daleko lakši i komforniji za njih. To menja pavila igre na tržištu i nameće neki minimum koji čak i male kompanije danas treba da ispune, a to je da što veći deo selekcije urade onlajn i da proces zapošljavanja maksimalno ubrzaju. Na praksu pozivanja kandidata da dolaze na višestruke intervjue u prostorije poslodavca treba zaboraviti. S obzirom na savremene tehnološke promene to postaje zaista nepotrebno maltretiranje kandidata zbog čega će selekcija za njih biti neprijatno iskustvo koje će se negativno odraziti na brend poslodavca.
I na kraju, ne treba zaboraviti da sve što se dobije kroz automatizaciju na kraju može biti izgubljeno ukoliko menadžeri kod kojih se nalaze upražnjene pozicije odugovlače s tim da vide uže izabrane kandidate i da donesu konačnu odluku o zapošljavanju. Zbog toga je neophodno stalno informisati i edukovati menadžment o važnosti što bržeg donošenja odluka.
