Dugotrajan proces selekcije i zapošljavanja nove osobe iscrpljuje kompaniju, ponekad čak i klijente, a skoro uvek kandidate, zaposlene koji pokrivaju upražnjeno radno mesto, i … o, da – regrutere.
Posebno mrska situacija koju su mnogi doživeli tokom radnog iskustva je kada nakon pažljive selekcije radnih biografija saznaju da se jedan aspekt opisa posla ili potrebnih kompetencija za upražnjeno radno mesto menja. To je moment kada ustajete sa stolice i pojedete čokoladu, vežbate afirmacije ili zalivate kaktus. Naravno, ne mora ovako da bude niti je često baš tako. Ali, da li možete da ubrzate izbor i zapošljavanje nove osobe? Naravno da možete, i svi će od toga imati koristi.
Ključno pitanje je kako da ubrzate proces selekcije, a da dođete do kvalitetnog kandidata:
1. Pripremite se za selekciju
Priprema za selekciju je prva stvar koju možete poboljšati i to odmah. Dobra priprema za selekciju podrazumeva preciznu analizu opisa posla i potrebnih kompetencija, razgovor sa menadžerom koji otvara radno mesto i kolegama koji treba da sarađuju sa novim zaposlenim. Potrebno je da Vi shvatite koje su ključne kompetencije koje ova osoba treba da ima, a da se možda i ne nalaze u postojećem opisu posla, šta će najviše vremena ta osoba raditi, šta je najznačajnije što će raditi i kako će se procenjivati njen učinak.
Posebno bitan, a često zanemaren aspekt potrage za novom osobom je identifikovanje onih veština koje se mogu relativno lako i brzo naučiti, te koje stoga ne treba da budu bitan kriterijum za izbor. Priprema je pravi momenat kada regruter može utvrditi sa menadžerom da li je moguće zanemariti, na primer, to što potencijalni kandidat nije radio u nekoj konkretnoj aplikaciji, ukoliko je nju relativno lako savladati. U pripremi treba razmisliti i o tome zašto je mesto upražnjeno i da li ima indicija koje mogu da nam pomognu da odlučimo o nekim specifičnostima adekvatnog kandidata, kao i samog radnog mesta.
2. Pišite bolje opise poslova
Potrudite se da pišete bolje opise poslova, kako u Pravilniku o sistematizaciji radnih mesta, tako i u oglasu za upražnjeno radno mesto. Ukoliko se mučite sa mnogo nerelevantnih aplikacija ili imate nedovoljno zainteresovanih kompetentnih kandidata, najčešće je uzrok u neadekvatnom opisu posla, kao i u kanalima kojima ste komunicirali upražnjeno radno mesto. Naravno da utiču i drugi razlozi (brendiranje poslodavca, situacija na tržištu rada i sl.) ali ovo su najuobičajeniji. Relevantne informacije pri oglašavanju smanjuju broj nerelevantnih prijava. Kvalitetan opis posla je pregledan, realno odslikava sve bitne aspekte posla, ali nije predetaljan, naglašava ključne zahtevane kompetencije i omogućava pravom kandidatu da se prepozna. Kvalitetan opis posla sadrži i svrhu posla, jer svrha je važan motivator i doprinosi jasnoći uloge pozicije u organizaciji. Važno je istaći i uslove rada, kako bi se obezbedio odziv onih koji su istinski zainteresovani ili kako biste i vi “prodali” svoju kompaniju najboljim kandidatima.
3. Predvidite faze selekcije i vremenski okvir u kojem se selekcija obavlja
Sa tim okvirom posebno upoznajte menadžere koji učestvuju u selekciji kao i kandidate čije prijave razmatrate. Tako ćete kandidatima poboljšati iskustvo, smanjiti frustraciju čekanja i zadržaćete njihovu zainteresovanost.
4. Eliminišite nepotrebne korake u procesu izbora kandidata
Kako biste eliminisali ili modifikovali korake u procesu, prvo je potrebno da imate definisan proces selekcije, odnosno da znate kad, zašto, šta i s kim radite i to iskomunicirajte. Osim jasnog i celishodnog načina oglašavanja nove pozicije, važni su i usaglašeni prioritetni kriterijumi i brzina reagovanja u svim fazama selekcije. Ponekad se dešava da menadžeri koji su odgovorni za upražnjenu poziciju, preopterećeni poslom, predugo razmatraju oglas ili kandidate. Ponudite im dodatnu podršku, ali ih i podsetite i da čekanje košta novca, vremena i dobrih kandidata. Tu pomaže postojanje zvanične kompanijske procedure selekcije koja će, pored propisanih koraka ili izbora koraka, obavezati sve rukovodioce da na svoje odgovornosti u vezi sa popunjavanjem radnih mesta odgovaraju u unapred određenom vremenskom okviru.
Poželjno je da menadžer koji donosi konačnu odluku intervjuiše samo najjače kandidate probrane po jasnim kriterijumiima. Nesporazumi su opasniji od nesuglasica i stoga uključite uvide većeg broja ljudi u pripremnoj fazi i kada oglašavate otvorenu poziciju. U fazi samog procesa izbora kandidata smanjite broj ljudi koji odlučuju. Ne brinite ukoliko isti kandidat nije svima favorit. Važno je da se unapred zna čija je konačna odluka i na osnovu kojih kriterijuma.
5. Intencionalnije pristupite potrazi za kandidatom
Oglašavajte oglase interno i eksterno i obavestite kolege u kompaniji da tražite kandidata. Uz uobičajeno i efektno oglašavanje radnog mesta na portalu za zapošljavanje, prepoznajte kada je poziciju potrebno posebno da istaknete među drugim oglasima i poslodavcima. Uključite i druge interne i eksterne kanale. Preporuka kolega brz je i pouzdan način zapošljavanja, uz male troškove, i nekad se pokazuje adekvatnim ali smanjuje diverzivnost kompanije. Prednosti internog popunjavanja radnih mesta je dobro poznata mogućnost da se zaposleni razvijaju u pravcu koji odgovara i njima i kompaniji. Osim benefita vezanih za manju fluktuaciju i bolju motivisanost zaposlenih, ovde se takođe radi o relativno brzom popunjavanju radnog mesta ali se otvara i pitanje radnog mesta zaposlenog koji prelazi na novu poziciju. Nemojte zanemariti društvene mreže niti strukovna udruženja, kao ni elektronske i druge niše u kojima treba tragati za pasivnim kandidatima sa kompetencijama koje su retke.
6. KreirajteTalent pool
Ostanite u kontaktu sa dobrim kandidatima koje niste zaposlili, istinski pretražujte svoje baze kandidata sa sajmova zapošljavanja, i druge dostupne baze, izdvajajte i kontaktirajte dobre kandidate koji su samoinicijativno aplicirali kada niste zapošljavali. Razvijajte svoje zaposlene, jer jedan od razloga postojanja HR koncepta “plan nasleđivanja” (succession planning) i jeste da se brzo i efikasno popuni upražnjeno radno mesto. Pratite šta se dešava sa karijerom ljudi koje biste želeli jednom da vidite u svojoj kompaniji i budite proaktivni.
7. Učinite intervju informativnijim
Nejasni zahtevi i nedostatak vremena, kao i potreba za prisustvom ostalih menadžera, regrutere ponekad skrene s puta intencionalnosti i standardizacije kriterijuma u toku intervjua. Stoga je pripremna faza toliko bitna. U godišnji plan uvrstite interni trening rukovodilaca na temu vođenja intervjua i standardizacije kriterijuma. Ne zaboravite, veština intervjuisanja se gradi, i to što su odlični u svom poslu ne mora da znači da im ne treba priprema, savet, uputstvo i osiguranje da regruter i oni imaju isto razumevanje potreba radnog mesta, kompetencija za kojima se traga i kriterijuma po kojima se procenjuje kvalitet kandidata. Pomoći će ukoliko unapred definišete, na primer, šta znači u konkretnom slučaju kompetencija “dobre komunikacione sposobnosti”, koje mogu da budu shvaćene i kao veština slušanja, taktičnost, ali čak i kao izvrsnost u javnom nastupu. Jednostavan obrazac u kojem se popunjavaju bitne informacije u toku intervjua pomaže njegovoj strukturiranosti i uporedivosti kandidata. Razmislite unapred o specifičnostima radnog mesta i ne gubite vreme na pitanja koja Vam ne daju značajne informacije, bar ne one koje su Vam potrebne za prvi kontakt sa kandidatom. Potrudite se da o kandidatima kratko razgovarate sa menadžerima koji zapošljavaju dok je utisak svima svež, najbolje odmah nakon intervjua. Ukoliko je moguće ili neophodno, koristite digitalne aplikacije za pojedine faze intervjua ili testiranja.
8. Ukoliko je izabran kandidat, dajte mu ponudu brzo
Intenzivno sarađujte sa menadžerom koji odlučuje o izboru i podsetite da, ukoliko oklevate, dobar kandidat može biti demotivisan, može pomisliti da je cela kultura kompanije neefikasna. Prolongiranje povećava mogućnost da kandidat odluči da ne menja sadašnji posao ili da ga pre vas zaposli konkurencija. Sve to podiže troškove i snižava moral, jer veza između brzine i kvaliteta selekcije nije automatska, ali je stvarna.
Osim što sporost popunjavanja pozicije loše utiče na produktivnost kompanije i moral zaposlenih, ta sporost nas može koštati i najboljih kandidata. Selekcija je proces kojim upravljate, stoga budite kompetentan navigator tog procesa.
