Kada bismo samo mogli da zaposlimo još jednu osobu…
Ovo je česta, ako ne i svakodnevna pomisao svakog malog HR tima. U firmama u kojima je čitav HR na leđima tri ili četiri osobe čini se da bi jedna osoba mogla da napravi zaista ogromnu razliku. Čak i da jeste tako, ovo je često samo pust san. Mala firma znači i mali budžet, a još jedna osoba predstavlja značajan trošak – pogotovo ako želimo da zaposlimo nekoga sa iskustvom, znanjem i brzinom.
Šta onda? Dugoročno rešenje nikada nije u tome da postojeći HR tim sagori do bolovanja, ili da se neprestano bavi administracijom. Prečesto, baš ovo je realnost. Ako HR ne može da dobije odobrenje da se proširi tim, i ako mu je dosta da se kao hrčak vrti u krug, ovo je ono što treba da uradi. Niti da radi duže, niti da radi brže. Već da radi pametnije.
Prvi korak je i najteži: realno sagledavanje situacije
Da bismo došli do rešenja, moramo da znamo šta je zaista problem. To znači da osoba iz HR tima koja ima najviše iskustva i najveći senioritet mora da, na kratko, zaustavi sve operativne zadatke, i stavi se u ulogu strateškog lidera.
Da bi neko, bilo ko, mogao da vodi strateški i donosi promišljene odluke, mora da zna sa čime raspolaže. Sa jedne strane su resursi: zaposleni, njihova znanja, alati, procesi, sistemi. Sa druge strane je obim operacije, očekivanja, rokovi, zakonske obaveze.
Onda kada znamo sa čime raspolažemo, moramo da znamo kako ono što imamo ispunjava ono što moramo. Koji zadaci oduzimaju najviše vremena? Koji zadaci se rade neefikasno, a koji ne stignu da se urade uopšte? Kreiramo li izveštaje koji se ne čitaju dok se zaposleni žale da nemaju pojma šta HR uopšte radi? Verovatno.
Čak i da HR ima prostora da zaposli još jednu osobu, ne treba to da uradi dok realno ne sagleda sa čime raspolaže. Na taj način će budući zaposleni doći u sređen sistem kojim može da upravlja, a ne u haos u kome niko ne bi ni mogao da se snađe.
Drugi korak: Ono što mora da se desi, neka se desi lakše
Kada bi čitav HR tim spao na samo jednu osobu, šta bi i dalje moralo da se desi? To pitanje je neophodno postaviti u drugom koraku. Isplata plata, procesuiranje odmora i bolovanja, vođenje računa o podacima svih zaposlenih… Šta je na vašem mora da se uradi spisku?
Onda kada ga napravite, fokusirajte se na dva ključna procesa: standardizacija i automatizacija.
Standardizacija znači da se taj proces uvek radi na isti način. U praksi ovo se zove – šta bi bilo da te udari autobus. Drugim rečima, ako bi zaposleni koji obavlja ovaj zadatak bio sprečen, da li bi neko drugi znao kako da uradi ovaj zadatak? Napravite proces i napravite proceduru.
Nakon što je proces standardizovan, i zabeležen, vreme je da se oslonite na tehnologiju. Da bi HR imao kapacitet za strategiju i davanje vrednosti zaposlenima, mora da prestane da satima klikće, kopira, prenosi i proverava. Oni koji će taj posao uraditi uz značajno manji utrošak resursa, i značajno manji broj grešaka.
Većina administrativnih taskova se može automatizovati čak i korišćenjem postojećih resursa (recimo Excel makroa, VLOOKUP-a ili prostih formula i pivot tabela), a još i više ako se uključe složeniji HR alati, pogotovo oni koji se oslanjaju na veštačku inteligenciju.
Zaposliti još jednu osobu je samo jedno od rešenja i neretko nije najefikasnije – ako su u pitanju manuelni, repetitivni zadaci koji moraju da budu urađeni precizno, bolja opcija je dobar sistem, a ne zaposleni. U tom slučaju budući zaposleni može imati mnogo inspirativniju i smisleniju rolu!
Treći korak: Uložite resurse u ono što donosi vrednost
Dobar HR alat može da napravi ogromnu razliku. Ali ta razlika se najčešće ogleda u bazama, spiskovima, dokumentaciji… Za neke stvari potreban je čovek.
Za mnoge stvari, zapravo, čovek je mnogo bolji od mašine. Ali, samo ako taj isti čovek ili žena nije preopterećen, zatrpan, neadekvatno obučen i bez prava da odlučuje. Kada se mali HR timovi rasterete zadataka koji ih opterećuju, a ne donose vrednost (kao što je, recimo, prenošenje podataka iz jedne tabele u drugu), to ostavlja prostora da rade na onim delovima njihovog posla koji donose pravu vrednost zaposlenima. To može biti:
- Kreiranje plana učenja za novozaposlene
- Implementacija novog modela za procenu učinka
- Dizajniranje novog paketa benefita
- Saradnja sa eksternim vendorima za trening i razvoj
- Jačanje veza između HR tima i menadžera, kao i jasnija podela odgovornosti
Svi ovi zadaci su korak ka uspešnijoj firmi, zadovoljnijim zaposlenima i poboljšanju učinka. Ali nijedan od njih ne može da se desi dok je svaki član HR tima zatrpan poslom koji niti treba da obavlja on, niti treba da se obavlja uopšte. I zato, zastanite na trenutak ili dva, i sagledajte situaciju iz ptičje perspektive. Zasigurno ćete videti sve ono što vam, dok ste u samom poslu, ostaje nevidljivo.
